貴州省通信行業協會文件檔案及印章證書使用管理制度

發布時間:2014年06月12日 瀏覽量:868

為規范省通信行業協會文件、檔案、印章及證書使用管理,依據登記管理機關和有關部門的管理規定,制定本制度。

第1章      文件管理

第一條 協會秘書處負責本協會文件的統一管理。

第二條 來文由秘書處作好收文登記管理,秘書處在收文后交秘書長簽署意見,送理事長或常務副理事長閱批,需要處理的由秘書處負責分解落實。

第三條 發文經部門領導核簽,交秘書長審簽,根據職責分工由理事長或常務副理事長簽發。文件存檔為發文原稿和2份正式文件。

第四條 本協會印發文件使用 “黔通行協”和“黔通行協秘”兩個 文號?!扒ㄐ袇f”適用于以協會名義發出的文件,由理事長簽發,包括上行文、對會員單位、對相關單位等的正式文件,該文號需加蓋協會印章?!扒ㄐ袇f秘”是以協會秘書處的名義發出的文件,由秘書長簽發,主要是秘書處的內部事務管理文件等,該文號需加蓋秘書處印章。

第2章      檔案管理

第五條 省通信行業協會的檔案資料由秘書處統一管理,協會分支機構(含各工作機構、市州代表處)的檔案資料各自負責管理。

第六條 文件資料每年按時間順序編號,分別以文件卷、資料卷立檔。

1、文件卷。下列文件應進入文件卷立卷:

(1)上級印發的文件;

(2)上級、登記管理機關與業務指導機關的批復;

(3)上報的申請報告、請示;

(4)下發的文件、決定、決議;

2、資料卷。下列資料應進入資料卷立卷:

(1)協會和分設機構《章程》、《工作規范》、《自律公約》、各類制度等。

(2)年度工作計劃、專項工作安排、總結;

(3)協會、代表處年檢年審、變更登記資料;

(4)調研咨詢報告和論文;

(5)創先爭優評比資料、重大活動情況報告;

(6)評審、考核、培訓等資料;

(7)會員入會申請、花名冊等;

第七條 借閱、復制文件或檔案資料。須辦理相關手續,并經秘書長或理事長同意。文件卷、資料卷如需銷毀按國家文件管理有關規定辦理。

第3章      印章管理

第八條 秘書處對協會各類公章、財務專用章實行統一刻制、分級管理。

1、刻制公章。持省民政管理部門的批復刻制,刻制的公章、財務專用章應冠以全稱、采用統一的規格、材質、式樣,并到公安部門指定的門店刻制。

2、印章啟用。協會本級和各市州代表處使用新印章,均由協會印發啟用通知。領用時需列表登記,履行簽名領用手續。

3、印章管理。協會本級印章、財務專用章及秘書處印章統一由秘書處管理,各市州代表處印章由各代表處保管使用。印章指定專人(鑒印員)保管,并存放在保險柜內。

4、印章使用。

(1)協會和各市州代表處印章,主要用于協會活動。協會印章、協會財務專用章用于負有經濟、法律責任的事項,須經理事長簽字批準。協會秘書處印章,必須經秘書長簽字批準。各市州代表處因不具備法人資格,其印章不得用于負有經濟、法律責任的事項,使用時必須經代表處負責人簽字批準。

(2)嚴禁在空白的介紹信、請柬、協議書、合同、報表、證書、證件、獎狀或空白紙張上用印。

(3)協會或代表處人員需使用印章時,除按程序報相關領導批準外,還需要按規定填寫“貴州省通信行業協會用印登記表”,作好用印登記。

第4章      證書使用管理

第九條 協會本級各類資質證書由協會秘書處統一保管并向相關政府管理部門履行備案及年檢登記;

第十條 各市州代表處各類資質證書正本由協會秘書處統一管理,并向當地相關政府管理部門履行備案及年檢登記,副本由各市州代表處自行保管。協會及市州代表處各類證書不得租借或轉讓。

第十一條 本制度由協會秘書處負責解釋,自協會常務理事會通過之日起實施。

 

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